Das Geheimnis für mehr Leichtigkeit und Produktivität in Deinem Business

Von Carmen Radeck

Wie Dir Prozesse dabei helfen, Deinen Arbeitsalltag zu erleichtern und effizienter zu gestalten

Arbeiten ohne Stress, mit mehr Leichtigkeit, Produktivität und Fokus auf Dein Kerngeschäft. Also auf das, was Dir wichtig ist, womit Du Nutzen und Mehrwert schaffst für Deine Kunden. Wie klingt das? Gut, oder? Wie Du das erreichst? Ich trau’s mich kaum zu sagen.

Warum nicht? Weil es nicht wirklich sexy klingt. Oder wie hören sich diese Worte für Dich an: Prozesse, Prozessoptimierung, Automatisierung?

Egal, ab jetzt bedeuten diese Worte für Dich: Freiheit, Leichtigkeit, Produktivität, Fokus, Besserwerden.

Denn mit der Einführung von Prozessen in Dein Unternehmen kannst Du genau das erreichen. Der erste Schritt dahin ist eigentlich der wichtigste: Mach Prozesse zum wichtigen vielleicht sogar entscheidenden Teil Deiner Unternehmenskultur

“Aber ich bin Freelancer!“ Prozesse sind nicht nur was für Konzerne und Tech-Startups

Für mich als Solo-Unternehmerin und Freelancerin waren Prozesse lange Zeit überhaupt kein Thema. Schon bei dem Begriff hat’s mich geschüttelt. Wenn sich dann noch Methoden-Fachjargoni wie Six Sigma oder Kaizen dazugesellten, hab ich ganz auf Durchzug geschaltet. Das war nicht meine Welt, gehörte eher in die der großen Unternehmen und Konzerne, höchstens noch in die Welt der schnellwachsenden Tech-Startups. Aber eben nicht in meine kleine, kreative Freelancer-Welt.

Tja, jeder macht mal Denkfehler. Heute weiß ich, dass klar definierte Prozesse gerade mir als Einzelselbstständige mehr Freiraum für meine kreative Arbeit schaffen.

Und nicht nur mir, sondern absolut jedem, der selbstständig ist – ob als Freelancer oder Mitglied eines Startup-Teams. Gerade als Einzelner hat man mit seinem Kerngeschäft doch schon mehr als genug zu tun. Da ist doch jede Arbeitserleichterung Gold wert.

Vorteile und Nutzen von Prozessen für Dein Business

Prozesse sind eben nicht dazu da, um das Gründer- oder Selbstständigen-Leben komplizierter zu machen – im Gegenteil. Einmal ermittelt, analysiert und dokumentiert helfen Prozesse Dir dabei, bestimmte Arbeitsabläufe schneller und effizienter zu erledigen.

Außerdem machen sie sehr deutlich bewusst, welche einzelnen Arbeitsschritte für einen bestimmten Ablauf notwendig sind, welche Schritte man weglassen oder anders gestalten kann. Im besten Fall in der Art und Weise, dass man diese Arbeitsschritte nicht mehr selbst erledigen muss, sondern an andere deligieren kann oder das passende Tool findet, um einzelne Schritte oder ganze Prozesse zu automatisieren.

Vorteile für Startups

Gerade für Startups ist das Denken in Prozessen noch in anderer Hinsicht von Vorteil. Wenn Du und Dein Team nämlich drüber nachdenkt, Investoren mit an Bord zu holen, demonstrieren durchdachte Prozessketten Eure Professionalität und zeigen, dass Ihr es ernst meint in Sachen Unternehmensführung.

Und wenn es mit frischem Kapital auf einmal so richtig losgeht mit dem Wachstum, neue Mitarbeiter mit ins Team kommen, die Abstimmung untereinander möglichst reibungslos verlaufen und das Wissen, das sich täglich neu erweitert dokumentiert und für alle abrufbar sein muss, spätestens dann ist Prozessmanagement unumgänglich. Damit auch als Newbie klarzukommen, dafür gibt es heute großartige Online-Tools, die Dir dabei helfen, den Überblick zu bewahren.

Deshalb lohnt es sich, so früh wie möglich mit dem Denken in Prozessen anzufangen.

Loslegen: Mit welchen Prozessen fängt man an?

Am besten gehst Du schrittweise vor. Nicht alles auf einen Schlag in Prozesse ummodeln. Vor allem nicht bei einem schon bestehenden Business. Für den Start ist es sinnvoll, sich mit den Abläufen zu beschäftigen, die die wichtigsten Bereiche in Deinem Business betreffen: Also alle Prozesse um Dein Kerngeschäft, Dein Produkt oder Dein Dienstleistung. Welche Arbeitsschritte laufen immer gleich ab? Wie erledigst Du diese Schritte? Sind sie wirklich notwendig? Musst unbedingt Du selbst diese Schritte erledigen oder gibt es dafür vielleicht ein Tool?

Auch wenn für mich als freie Texterin die Aufträge meist individuell sind, sind doch die Prozesse der Geschäftsanbahnung, der Auftragsvergabe, des Briefings und des Marketings immer ähnlich. Gerade, was den Onboarding-Prozess von Kunden oder das Online-Marketing angeht, gibt es heute großartige Tools, diese oft zeitintensiven Schritte zu automatisieren.

Eine besonders charmante Herangehensweise an das Prozessmanagement ist, sich die Aufgabengebiete vorzunehmen, die man überhaupt nicht mag. Für mich sind das definitiv der ganze Zahlungsverkehr (da mag ich nur die Zahlungseingänge auf meinem Konto), und alles, was mit Buchhaltung und Finanzamt zu tun hat. Auch hier hilft ein Blick auf die einzelnen Arbeitsschritte. Eine Kombination aus Online-Buchhaltungstool und Steuerberater macht das Leben da schon sehr viel leichter.

Um die einzelnen Arbeitsschritte festzulegen und zu dokumentieren, ist übrigens kein großer Aufwand notwendig. Für den Start reichen einfache Checklisten.

Immer im Flow – Prozesse optimieren

Natürlich ist es mit einmal Arbeitsschritte aufnehmen und dokumentieren nicht getan. Auch der Prozess unterliegt einem ständigen Prozess, muss geprüft werden, ob er so funktioniert oder es noch Verbesserungsmöglichkeiten gibt. Um nichts anderes geht es übrigens beim japanischen Managementkonzept “Kaizen”, was soviel bedeutet wie “Veränderung zum Besseren”. Prozesse festzulegen ist kein einmaliger Vorgang, sondern selbst ein Prozess zur schrittweisen Verbesserung.

Das klingt im ersten Moment vielleicht anstrengend und nach viel extra Arbeit. Es bedeutet aber auch, dass es am Anfang nicht perfekt sein muss. Man kann einfach loslegen, gucken, wie der Prozess gerade läuft und dann nach und nach besser werden, die Abläufe runder und flüssiger gestalten.

Spätestens, wenn Du merkst, wie viel Spaß das macht und vor allem welche Auswirkungen es auf Deine tägliche Arbeit hat, wirst Du das Denken in Prozessen lieben.